Tipps für Planungsbüros

Geschäftsmodelle für Planungsbüros

Innovation bedeutet Wettbewerbsvorteil. Neben Innovationen in Produkt- und Verfahrenstechniken ist das Geschäftsmodell eines Planungsbüros eine wichtige Stellschraube. Im Folgenden gehen wir die bekanntesten Beispiele durch.

• Die klassische Honorarabrechnung nach HOAI. Hierbei wird entsprechend den Leistungsphasen geleistet und vergütet.
• Das Pauschalhonorar bietet Bauherren einen klar definierten Kostenpunkt. Im Gegensatz zur Abrechnung nach HOAI, verändert sich der Preis der Planungsleistung nicht variable mit den Baukosten. Diese Variante wird häufiger für Aufträge mit öffentlichen Bauherren und privaten Bauherren mit klarem Leistungsumfang und begrenzten Budget verwendet.
• Design-and-Build-Konzepte, auch bekannt als “aus einer Hand”, verbinden die Planungs- und Bauleistung in einem Ansprechpartner. Dabei tritt bspw. der Architekt als ein zentraler Ansprechpartner für den Bauherren, für sowohl Planung als auch Ausführung ein.
• Abgesehen von der Planungsdienstleistung können Planer auch Beratungs- und Gutachtenleistungen anbieten. Hierunter fallen frühzeitige Machbarkeitsberatung, Beratung zu Nachhaltigkeit und Energieeffizienz, rechtliche und wirtschaftliche Beratung (z.B. Honorargutachten), Umnutzungsberatung zu Bestandsgebäuden und digitale Beratungsleistungen (sowohl BIM-Beratung als auch Beratung zur Umsetzung von Smart Building Vorhaben).

Positionierung & Spezialisierung

Neben dem Geschäftsmodell bietet die Spezialisierung des Planungsbüros einen starken Wettbewerbsvorteil. Zum einen suchen viele Bauherren nach Spezialisten für bestimmte Projekte. Zum anderen bietet es die Möglichkeit die eigene Expertise weiter auszubauen.

Die gängigsten Vertiefungen sind nachhaltiges Bauen (z. B. Passivhaus oder Cradle-to-Cradle-Ansätze), Denkmalpflege & Restaurierung, Building Information Modeling (BIM) zur digitalen Bauplanung und modulares Bauen und serielle Fertigung.

Akquise & Kundengewinnung

Wie auch in anderen Branchen, hängt der Erfolg eines Planungsbüros maßgeblich von der Auftragslage ab. Besonders die Akquise von Neukunden bzw. Projekten ist hier wichtig. Dabei stehen dem Planungsbüro verschieden Möglichkeiten offen.

• Die Teilnahme an Vergabeverfahren öffentlicher Auftraggeber
• Die Direktakquise bei Bauträgern oder Projektentwicklern
• Das Empfehlungsmarketing durch Netzwerke
• Öffentliche Werbung durch z.B. Online-Marketing (SEO, Social Media, Paid Ads)

Mitarbeiterführung & Teambuilding

Funktioniert die Art und Weise wie das Planungsbüro Projekte akquiriert, müssen diese umgesetzt werden. Dabei kann sich die Unternehmenskultur maßgeblich auf die Qualität der Leistung, sowie die Motivation und Innovationskraft auswirken.

Wie arbeiten wir in Projekten (Agile Arbeitsmethoden und flache Hierarchien)? Wie stellen wir sicher, dass wir unsere Kompetenzen ausbauen (Weiterbildung und Talentförderung)? Was brauchen unsere Mitarbeiter, um optimal arbeiten zu können (Home-Office, Co-Working Spaces und/oder flexible Arbeitszeiten)? Wie binden wir Mitarbeiter ans Unternehmen (Vergütung, Team-Events & Innovationsworkshops)?

Haftung & Versicherungsschutz

Als Grundsatz gilt, dass der Auftragnehmer dem Auftraggeber seine Leistung zum Zeitpunkt der Abnahme frei von Sachmängeln zu verschaffen hat. Architekten und Ingenieure haften somit aufgrund gesetzlicher und vertraglicher Bestimmungen für Ihre Planungsleistungen bzw. etwaige Planungsfehler und Bauverzögerungen.

Die Berufshaftpflichtversicherung ist nicht nur für die Mitgliedschaft in einer der Landeskammern Voraussetzung. Sie ist darüber hinaus essenziell für die Tätigkeit als Architekt und Ingenieur. Sie schützt den Versicherungsnehmer vor Schadensersatzansprüchen aus dessen Planungs-, Beratungs- und Betreuungsleistungen. Ohne die Berufshaftpflichtversicherung kann es im Schadenfall zu existenziellen Folgen für den Planer kommen.

Die zuvor genannte Berufshaftpflichtversicherung deckt die Risiken aus der beruflichen Tätigkeit des Planers (im engeren Sinne alle Tätigkeiten die dem Berufsbild des Architekten und/oder Ingenieurs entsprechen). Die Betriebshaftpflichtversicherung hingegen, dient zur Deckung etwaige anderer Risiken des Planungsbüros. Diese können z.B. unachtsame Beschädigung von Instrumenten bei einer Baustellenbegehung sein.

Nicht jedes Planungsbüro hat die gleichen Risiken und nicht jede Versicherung bietet denselben Schutz. Um die Komplexität der richtigen Deckung zu lösen zu können, ist es ratsam mit einem spezialisierten Versicherungsmakler (oder auch Fachmakler) zusammen zu arbeiten. Fachmakler arbeiten unabhängig vom Versicherer und können so den optimalen Schutz anhand der im Markt verfügbaren Versicherungsprodukte und -bedingungen empfehlen. Gut zu wissen, Versicherungsmakler haften für Ihre Beratungsdienstleistung.

Nachträge & Vertragsänderungen

Änderungswünsche des Bauherrn am Bauvorhaben bzw. Bauvertrag sind keine Seltenheit. Die Abweichung vom vereinbarten Bau-Soll hat Implikationen auf die zu erbringende Leistung und damit auch auf die Kosten, den Zeitplan und die Haftung sowie Vergütung des Planers. Entscheidend ist hier ein gutes Nachtragsmanagement.

Als Grundlage für gutes Nachtragsmanagement gilt es bereits im initialen Bauvertrag Regelungen für Nachträge zu formulieren. Hierunter fallen Regelungen zu Änderungsforderungen, Fristen und Mehrkosten.

Jegliche Abweichungen vom Bauvertrag sollten frühzeitig und transparent mit dem Bauherrn kommuniziert werden. Hierdurch können Missverständnisse vermieden und eine faire Lösung gefunden werden. Das minimiert Verzögerungen und das Risiko unnötiger Zusatzkosten.

Kommt es zu Abweichungen vom Bau-Soll sollten diese schriftlich dokumentiert und idealerweise vom Bauherren gegen gezeichnet werden. Somit erwirkt man eine bessere Nachvollziehbarkeit für die Umsetzung und sichert sich für den eventuellen Streitfall ab.

Nützliche gesetzliche Regelungen:

• Anordnungsrecht des Bestellers, § 650b BGB
• Vergütung des Nachtrages gem. 650c BGB
• Die Bauhandwerkersicherung gemäß § 650f BGB

Urheberrecht & Nutzungsrechte von Plänen

Entwürfe des Planungsbüros sind grundsätzlich nach §2 UrhG geschützt. Das heißt der Architekt oder Ingenieur darf entscheiden, wie diese persönliche geistige Schöpfung weiterverwendet werden darf. Hierunter fallen die Nutzung, Vervielfältigung und weitere Veränderungen. Dies kann wirtschaftliche Implikationen für das Planungsbüro bedeuten.

Je nach Vertragsgestaltung kann dem Auftraggeber ein Nutzungsrecht eingeräumt werden. Somit kann dieser weitere Projekte auf Basis bestehender Pläne beauftragen oder gar an Dritte weitergeben. Dies kann mit und ohne zusätzliche Vergütung für die initiale Planung erfolgen.

Außerdem hat jeder Fachplaner Urheberrechte an dessen Planungsleistung. Das bedeutet, dass die Nutzungsrechte für die einzelnen Gewerke vertraglich klar geregelt sein müssen, um spätere Konflikte zu vermeiden.

Damit Ihr Planungsbüro langfristig erfolgreich sein kann, ist eine solide finanzielle Basis essenziell. Hierzu gehören nicht ausschließlich die Akquise neuer Projekte. Vielmehr geht es darum ein durchdachtes Liquiditätsmanagement zu unterhalten.

Projektcontrolling & Budgetierung

Natürlich gilt es im ersten Schritt um die detaillierte Kostenplanung vor Projektstart. Eine strukturierte Budgetierung kann helfen unerwartete Mehrkosten zu minimieren und birgt das Potenzial Einsparmöglichkeiten zu identifizieren.

Hiermit einhergehend sind die Kosten und Fristen durch regelmäßiges Monitoring (z.B. mithilfe von Projektcontrolling Software) zu überwachen. Eventuelle Abweichungen können frühzeitig erkannt und entsprechende Anpassungsmaßnahmen unternommen werden.

Häufig spricht man in diesem Kontext auch von Lean Construction (oder auch Lean Management). Hierbei bedient man sich verschiedener Methoden mit dem Ziel ein Bauprojekt mit möglichst wenig Abweichungen vom erstellten Plan und damit zusätzlichen Kosten fertig zu stellen.

Fördermöglichkeiten für Architekturbüros

Neben Auftragslage und Kostenmanagement, können Planungsbüros auf eine Vielzahl von staatlichen Förderprogrammen zurückgreifen.

Von der Kreditanstalt für Wiederaufbau (KfW) können zinsgünstige Kredite und/oder Zuschüsse zu energieeffizienten Bauvorhaben und Sanierungsprojekten beantragt werden.

Neben der Umsetzung energieeffizienter Projekte besteht die Möglichkeit über das Bundesamt für Wirtschaft und Ausfuhrkontrolle (BAFA) finanzielle Unterstützung für die Energieberatung zur Optimierung von Gebäudeeffizienz zu erhalten.

Darüber hinaus fördert der Bund die digitalen Arbeitsweisen von Planungsbüros. Über Programme wie bspw. “ZIM” und “go-digital” können Planungsbüros finanzielle Mittel beantragen, welche helfen können die Nutzung von Technologien wie BIM im Unternehmen zu etablieren.

Liquiditätsmanagement & Cashflow

Letzten Endes ist die Zahlungsfähigkeit des Büros entscheidend für die Vermeidung einer Insolvenz.

Rechnungen sollten vorausschauend mithilfe eines Zahlungsmanagements gestellt werden. Kommt es zum Zahlungsverzug hilft ein strukturiertes Mahnverfahren, sowie eine Honorarrechtsschutzversicherung.

Abweichend vom Mahnverfahren in Eigenregie besteht die Möglichkeit vom sog. Factoring offener Rechnung Gebrauch zu machen. Ihr Planungsbüro veräußert dabei offene Forderungen an Factoring-Dienstleister. Das verschafft Ihnen umgehend Liquidität und minimiert das Zahlungsausfallrisiko.

Außerdem können Forderungen durch eine Forderungsausfallversicherung versichert werden.

Um wirtschaftliche Schwankungen abfangen zu können, empfiehlt sich der Aufbau eines Liquiditätspuffers. D.h. Ihr Planungsbüro bildet Rücklagen, um Zeiten schwächerer Auftragsphasen finanziell stemmen zu können.

Online-Marketing für Architekturbüros

Die digitale Sichtbarkeit kann einen entscheidenden Hebel in der Projektakquise bieten. Ein Großteil des Entscheidungsprozesses privater als auch betrieblicher Vorhaben, werden heutzutage über vorherige Online-Recherche evaluiert.

Social Media bietet in diesem Kontext den Zugang zu einer breiten Masse an potenziellen Auftraggebern und Kooperationspartnern. Instagram und Pinterest erlauben die Darstellung des eigenen Planungsbüros und dessen Referenzen. Potenzielle Kunden erhalten die Möglichkeit sich mit den Leistungen vertraut zu machen. Wohingegen LinkedIn das Potenzial bietet wertvolle Kontakte im professionellen Netzwerk aufzubauen.

Die klassische Online-Präsenz über die eigene Website kann potenzielle Auftraggeber über die Nutzung einer Suchmaschine (bspw. Google oder Bing) auf das Planungsbüro aufmerksam machen. Wichtige Aspekte sind die Darstellung aussagekräftiger Referenzen und eines klaren Leistungsbildes. Neben der Gestaltung der Website spielt hier auch die entsprechende SEO-Optimierung eine wichtige Rolle.

Hiermit einhergehend sind die Pflege von Internetprofilen wie bspw. Google My Business Accounts eine vielversprechende Maßnahme lokale Interessenten auf das eigene Büro aufmerksam zu machen

Netzwerken & Kooperationen

Erfolgreiches Netzwerken umfasst:

Die regelmäßige Teilnahme an Branchenveranstaltungen & Messen hilft Planungsbüros sich zu aktuellen Trends und Neuerungen zu informieren. Außerdem bieten diese die Möglichkeit Kontakte zu neuen Auftraggebern, Experten und Partnern in der Branche zu knüpfen.

Durch Kooperationen mit Bauträgern und Handwerkern erschließen Sie sich strategische Partnerschaften. Dabei geht es um die Schaffung von Synergien, also der besseren Integration von Planungs- und Bauprozessen, sowie der Erschließdung neuer Geschäftsmöglichkeiten.

Durch Mitgliedschaft in Fachverbänden (wie bspw. dem BDB oder dem VFT) erschließen sich Planungsbüros wertvolle Weiterbildungsmaßnahmen und weitere Netzwerkmöglichkeiten. Damit einhergehend kann die Mitgliedschaft einen positiven Einfluss auf die Seriosität des Planungsbüros haben.

Die Präsenz in regionalen Netzwerken kann helfen den Kontakt zu lokalen Akteuren aus Wirtschaft und Politik zu knüpfen. Wohingegen digitalen Plattformen für Kooperationen das Netzwerk überregional erweitern.

Teilnahme an Architektur-Wettbewerben

Mit der Teilnahme, aber vor allem einer Auszeichnung steigern Sie die Reputation Ihres Planungsbüros. Das kann das Vertrauen potenzieller Auftraggeber in Ihr Büro erhöhen und die Bekanntheit in der Branche erhöhen.

Wettbewerbe verlangen oftmals zukunftweisende und/oder unkonventionelle Entwürfe. Dies kann helfen das Planungsbüro im Markt zu differenzieren und die eigene Innovationsfähigkeit zu unterstreichen.

Die Auszeichnungen sowie Teilnehmer und deren Projekte werden häufig in Fachzeitschriften und Online-Medien geteilt. So können Sie die Reichweite des Wettbewerbs nutzen, um neue Kunden auf sich aufmerksam zu machen.

Fehlt es an personellen Ressourcen oder spezifischen Fachkompetenzen bietet die Zusammenarbeit mit geeigneten Partnern einen Schlüssel zum Projekterfolg. Strategische Kooperation können so Know-How bündeln und Personalkapazitäten erweitern. 

Besonders bei Großprojekten schließen sich mehrere Planungsbüros zeitlich begrenzt zusammen. Dies nennt man Arbeitsgemeinschaft (ARGE). Durch die Zusammenarbeit verteilen beteiligte Büros das Risiko (oft mithilfe einer Objektversicherung) und erzielen eine effiziente Ressourcenverteilung sowie höhere Planungssicherheit.

Auftragnehmer, z.B. Architekturbüros, können durch die regelmäßige Zusammenarbeit mit spezialisierten Fachplanern aus dem eigenen Netzwerk, wie z.B. Statikern oder TGA-Planern komplexe technische Anforderungen bewältigt und so die höchsten Qualitätsstandards gewähren.

Bei Kooperation mit Generalunternehmern (GU) sind Architekten und Ingenieure meist nicht der Auftragnehmer ggü. dem Bauherrn. In diesem Fall agieren sie als Vertragspartner des GUs. Eine Vernetzung mit GUs kann die Auftragslage stabilisieren.

Effizientes Projektmanagement

Damit ein Projekt termingerecht, innerhalb des Budgets und zur vereinbarten Qualität fertig gestellt wird, bedarf es eines effizienten Projektmanagements. Projektmanagement umfasst die Auswahl und Führung von Mitarbeitenden, egal ob intern oder extern. Wesentlicher Erfolgsfaktor ist die Dokumentation und Kommunikation über Projektfortschritte. Hier kann die Wahl der Projektmanagementsoftware (z.B. ArchiCAD oder PlanRadar) eine entscheidende Rolle spielen. Damit einhergehend gilt es proaktiv und frühzeitig Abweichungen vom Projektplan zu identifizieren und zu kommunizieren. Durch gutes Stakeholder-Management und regelmäßige Kommunikation bleiben Planungsbüros, in der Lage eventuelle Risiken in Form von Verzögerungen oder Kostenüberschreitungen zu minimieren.

Projektsteuerung

Die Projektsteuerung konzentriert sich auf die ressourceneffiziente und termingerechte Einhaltung von Meilensteinen im Projektfortschritt. Wesentlich hierfür ist die konsequente Überwachung des Projektfortschritts durch Soll-Ist-Vergleiche. Zugrunde liegt diesem der optimale Einsatz von Personal, Material und Finanzmitteln gemäß der Planung und die Verteilung klarer Verantwortlichkeiten. Kommt es zu Abweichungen bedarf es lösungsorientierter Anpassungen und transparenter Kommunikation mit dem Bauherr und weiteren Gewerken.

Baumonitoring

Baumonitoring bezieht sich auf die regelmäßige Überwachung und Kontrolle von Bauprojekten, die z.B. durch die Bank finanziert werden. Es dient dazu, sicherzustellen, dass das Bauvorhaben gemäß den geplanten Meilensteinen, dem Budget und den vertraglichen Vereinbarungen verläuft.

Beteiligte Akteure:

• Die Bank (Kreditgeber) ist verantwortlich für die Finanzierung und das Risikomanagement.
• Der Bauherr / Projektentwickler initiiert das Bauvorhaben.
• Externe Gutachter / Baumonitoring-Spezialisten kontrollieren den Baufortschritt.
• Generalunternehmer / Architekten führen Bauarbeiten aus und stellen Baufortschritt sicher.

Fachanwalt

Die rechtlichen Rahmenbedingungen für Architekten und Ingenieure sind umfangreich – Baurecht, Vertragsrecht, Honorarordnung uvm. Ein spezialisierter Rechtsanwalt kann bspw. helfen rechtssichere Verträge zu formulieren oder Ansprüche durchzusetzen.

Steuerberater

Ein Steuerberater kann helfen die Finanzen des Planungsbüros zu optimieren. Besonders wenn dieser eine Spezialisierung auf die Besonderheiten der Baubranche vorweist. Dann kann dieser bei der korrekten Abrechnung der Honorare helfen, steuerliche Vorteile identifizieren und sicherstellen, dass alle steuerrechtlichen Vorgaben eingehalten werden.

Versicherungsmakler

Als Architekt oder Ingenieur tragen Sie ein sehr hohes Haftungsrisiko. Fehler in der Planung oder Bauausführung können sehr hohe Schadenersatzforderungen nach sich ziehen. Ein auf Ihr Berufsbild spezialisierter Fachversicherungsmakler kennt die Risiken Ihrer Tätigkeit und stellt sicher, dass Sie den optimalen Versicherungsschutz haben. Darüber hinaus erlaubt die Spezialisierung es ihm umfangreiche Dienstleistungen rund um versicherungstechnische Angelegenheiten, wie bspw. Schadenmanagement, Werkvertragsprüfung, Prämienoptimierung oder Vertragsservice anzubieten.

IT-Dienstleister

Mit der zunehmenden Digitalisierung kann es ratsam sein, einen IT-Dienstleister zu beauftragen. In der Regel sorgen diese für eine reibungslos funktionierende IT-Infrastruktur und helfen bei der Prävention von Cyberangriffen.

Wie wir gesehen haben, hängt die erfolgreiche Führung eines Planungsbüros von einer Vielzahl an verschiedenen Faktoren ab. Je nach Größe und Lebenszyklus des Büros können unterschiedliche der oben beschriebenen Methoden, Partner oder Werkzeuge helfen das Büro voranzubringen.